Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.06.2025/Pykälä 186

Kunnanhallitus 16.06.2025 § 186  

168/01.01.00/2025  

Lumijoen kunnassa toimii yleishallinnossa kaksi sihteeriä: taloussihteeri ja hallintosihteeri. Taloussihteerin tehtävä on virka, mutta hallintosihteeri toimii tällä hetkellä työsuhteessa. Kunnan hallinnon tehtävien ja rakenteen kehittyessä on noussut tarve tarkistaa hallintosihteerin asemaa vastaamaan tehtävän todellista luonnetta ja vastuita.

Monissa kunnissa hallintosihteerin tehtävä on virkasuhteinen, koska siihen sisältyy useita hallinnollisia ja viranomaisvastuuta edellyttäviä tehtäviä. Lumijoen hallintosihteerin nykyiset työtehtävät vastaavat laajuudeltaan ja vastuullisuudeltaan selkeästi virkasuhteista tehtävää.

Hallintosihteeri hoitaa keskeisiä tehtäviä kunnan päätöksenteon, asiakirjahallinnon ja luottamushenkilöhallinnon tukena. Tehtäviä ovat esimerkiksi:

. valtuuston pöytäkirjanpito (jatkossa) ja asiakirjojen valmistelu

. viranhaltijapäätösten ja esityslistojen tekninen valmistelu ja julkaisu

. hallintokäsittelyyn liittyvien määräaikojen ja tiedoksiantojen seuranta

. arkistointi ja asiakirjojen elinkaaren hallinta

Näiden tehtävien hoitaminen edellyttää hyvää hallintolain ja kunnallisen päätöksenteon tuntemusta, vastuullista otetta sekä virkasuhteista asemaa, erityisesti tilanteissa, joissa tehtävä kytkeytyy viranomaisvallan käyttöön.

Pienen kunnan organisaatiossa, kuten Lumijoella, viranhaltijoiden määrä on rajallinen. Tällöin on erityisen tärkeää, että viranomaistehtävissä toimivien asema on oikeudellisesti selkeä ja virkasuhteen kautta perusteltu. Lisäksi virka-asema tuo hallinnollista pysyvyyttä ja selkeyttä roolituksiin.

Hallintosihteerin tehtäväkenttää on tarkoitus laajentaa jatkossa niin, että hän vastaisi jatkossa myös kunnan matkahallinnosta ja siihen liittyvistä sihteeritehtävistä. Tähän sisältyy muun muassa:

. matkalaskujen hallinnointi ja tarkastus

. matkasuunnitelmien teko ja niihin liittyvät varaukset

. matkustukseen liittyvä ohjeistus ja neuvonta

Näitä tehtäviä ovat aiemmin hoitaneet kunnanjohtaja ja talous- ja hallintojohtaja muiden töidensä ohessa. Työnjakoa on nyt tarkoituksenmukaista kehittää siten, että käytännön matkahallinta keskitetään hallintosihteerille. Lisäksi hallintosihteeri on jo aiemmin vastannut yleishallinnon pienistä hankinnoista, kuten kokoustarjoilujen järjestelyistä. Näitä varten hallintosihteerille on perusteltua myöntää/hankkia kunnan luottokortin käyttöoikeus.

Esittelijä Vs. kunnanjohtaja Soini Heidi

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää muuttaa hallintosihteerin toimen viraksi 1.8.2025 alkaen ja myöntää hallintosihteerille kunnan luottokortin työtehtävien hoitamiseksi.

Päätös Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti.